Eén van de meest gehoorde verzuchtingen binnen teams is: “Bij ons zijn de rollen echt niet duidelijk,” of een variant daarvan. Collega’s zijn gefrustreerd omdat “iemand zijn verantwoordelijkheid niet neemt.” Klinkt dit bekend? Je bent zeker niet alleen. Dit probleem doet zich voor in veel organisaties, maar gelukkig kun je er iets aan doen. In dit artikel deel ik mijn ervaring met workshops over rollen en verantwoordelijkheden.
De drie onderdelen van een heldere rol
Je beschrijft een rol binnen een team het best aan de hand van drie elementen: de bestaansreden, het mandaat en de verantwoordelijkheid. De bestaansreden formuleer je als een volzin. Dit is een handige pitch waarmee je kort uitlegt waarom de rol essentieel is voor je organisatie. Als je meer tijd hebt, geven het mandaat en de verantwoordelijkheid verdieping en verheldering. Het mandaat omvat de lijst van zaken waarover je mag beslissen. De verantwoordelijkheid betreft datgene waarop mensen je kunnen aanspreken: het resultaat van goede beslissingen. Deze twee elementen zijn nauw verbonden. Zo kunnen mensen mij aanspreken op de focus van een workshop. Blijven we bij de kern of dwalen we af? Hiervoor heb ik wel het mandaat nodig om in te grijpen als ik merk dat we afdwalen.
Psychologische Veiligheid vergroten door rollen aan behoeften te koppelen
Een sterke behoefte aan duidelijke roldefinities wijst vaak op een lage psychologische veiligheid binnen een team. Dit is begrijpelijk, want onzekerheid over je positie en verwachtingen van anderen kan maken dat je voorzichtig wordt. Je kunt daarom bij de roldefinities verder gaan dan bestaansreden, mandaat en verantwoordelijkheid: denk ook actief na over hoe je elkaar ondersteunt. Meer ondersteuning leidt tot meer psychologische veiligheid. De benodigde steun verschilt per rol, en ik laat mensen daarom met elkaar in gesprek gaan over hun behoeften. De uitkomst van dat gesprek schrijf je bij de roldefinitie onder het kopje behoeften. Tip: zorg ervoor dat behoeften van de ene rol geborgd zijn in de verantwoordelijkheden van de andere rol. Zo weet iedereen waar ze steun kunnen zoeken. Als mensen zich gesteund voelen, vullen ze hun rollen effectiever in.
Voorbeelden van rolbeschrijvingen
Omdat de roldefinities hierboven wat abstract zijn, geef ik hieronder twee voorbeelden: een Scrum Master en een ouder/verzorger. Kun je de beschrijving van die rollen niet gewoon opzoeken via Google? Mogelijk, maar waar het om gaat, is dat je ze definieert voor jouw situatie. De Scrum Guide zegt expliciet dat de rolbeschrijvingen niet volledig zijn, maar dat je ze uitbreidt met de beschrijvingen die nodig zijn voor jou. Zou hou je het lekker simpel. De voorbeelden hieronder zijn dus onvolledig en ze zijn mijn eigen interpretaties.
Voorbeeld 1: Scrum Master
Bestaansreden
Continue verbetering organiseren zodat de Scrum Master uiteindelijk overbodig wordt.
Mandaat
- Coachen
- Uitleg geven over Scrum en wendbaarheid
- Faciliteren
Verantwoordelijkheid
- Vergroting van de wendbaarheid
- Verbetering van de effectiviteit van de Scrum events
- Groeiend begrip van empirisch werken
Behoeften
- Tijd en ruimte om te coachen en faciliteren
- Afstemming met de Product Owner over prioriteiten
Voorbeeld 2: Ouder/verzorger
Bestaansreden
Een veilige basis bieden voor de kinderen om van daaruit te groeien, te leren en de wereld te verkennen, zodat ze uitgroeien tot succesvolle, zelfstandige individuen.
Mandaat
- Huisregels opstellen (in overleg met partner)
- Huishoudgeld besteden
Verantwoordelijkheden
- Gedrag van de kinderen verbeteren
- In fysieke behoeften voorzien (kleding, eten, bed, etc.)
- In mentale behoeften voorzien (verbinding, veiligheid, uitdaging, etc.)
- Toegankelijk zijn
Behoeften
- Ondersteuning van partner en familie
- Tijd voor zichzelf om te ontspannen en op te laden
Aanpak van de Workshop over Rollen en verantwoordelijkheden
Tijdens de workshop start je met een probleemanalyse om onduidelijkheden bloot te leggen. Vraag je af welke belangrijke problemen je wilt oplossen door de rollen duidelijker te maken. De uitkomst van dit onderdeel vormt de basis voor verbeterde rolbeschrijvingen. Over rollen kun je lang discussiëren. Om het effectief te houden, werk je in kleine groepjes waarin iedereen zijn eigen rol definieert. Dit bevordert niet alleen begrip, maar ook betrokkenheid binnen het team. Streef tenslotte niet naar perfectie, maar rond de workshop af met een experiment. Hoe introduceer je de nieuwe roldefinities in de praktijk? Hoe weet je dat er verbetering optreedt? Kleine stappen vooruit kunnen grote verschillen teweegbrengen in hoe teamleden samenwerken. Bij holacratie is het gesprek over rollen iets wat regelmatig terugkomt.
Een Externe Begeleider voor de workshop rollen en verantwoordelijkheden
Het organiseren van zo’n workshop is vaak productiever met hulp van een neutrale, externe begeleider. Een externe facilitator maakt het makkelijker om gevoelige kwesties bespreekbaar te maken zonder dat mensen zich persoonlijk aangevallen voelen. Vraag dus een Scrum Master, iemand van HR die vertrouwt of neem contact op met mij. Hoe sneller je de dynamiek binnen jouw team verbetert, hoe eerder je er baat bij hebt!
