Hoe kijk je de Draak in de Ogen?

Stel je angst voor als een draak die een schatkist met potentieel en groei bewaakt. Door deze draak te confronteren, kun je groeien en kansen vinden. Mario Andretti, een legendarische racecoureur, zei ooit: “Als alles onder controle lijkt, ga je gewoon niet snel genoeg.” Dit betekent dat echte vooruitgang meestal buiten je comfortzone ligt. Buiten je comfortzone treden gaat makkelijker met persoonlijke bescherming. Bij draken helpt een harnas. Maar niet alle harnassen werken even goed. Lees verder om te ontdekken hoe je je kunt beschermen!

Wat is een goed Harnas om Product Owner-angst aan te pakken?

Een paar weken geleden was ik bij een interview met Brené Brown. Ze sprak over omgaan met angst en het soort harnas dat je aantrekt. Sommige harnassen isoleren ons, terwijl andere ons in staat stellen om samen risico’s te nemen. Ik vond haar lijst harnassen heel herkenbaar. Hieronder een paar persoonlijke voorbeelden uit mijn praktijk als coach voor Product Owners.

Allesweter vs. dapper leren harnas

De bepantserde allesweter vindt het belangrijker om gelijk te hebben dan om te leren. Maar dat leidt tot starheid en gemiste kansen. Ik heb Product Owners ontmoet die er zo van overtuigd waren dat ze alles moesten weten dat ze overspannen werden. Hulp vragen, daar dachten ze niet aan. Misschien werden ze dan wel ontmasker als niet alwetend! Met coaching konden we de overgang maken van een allesweter harnas naar een ‘dapper leren’ harnas. We werkten aan het omarmen van nieuwsgierigheid en het durven vragen om hulp. Het nieuwe harnas werkt erg goed in hun Agile team, omdat het het intellect en hulpvaardigheid van het hele team aanspreekt. Een Product Owner merkte op: “Ik heb ontdekt dat de juiste vragen belangrijker zijn dan de juiste antwoorden.”

Wij-Zij harnas vs. Multi-waarheid harnas

Een ‘wij-zij’-harnas creëert veiligheid door mensen met moeilijke meningen in een inferieure groep te plaatsen. Dit verdeelt teams. Ik ben mensen tegengekomen die collega’s vermijden. Ze concentreerden zich op persoonlijke taken om moeilijke gesprekken uit de weg te gaan. Een persoon die ik coachte, bijvoorbeeld, vermeed haar team door al het configuratiewerk van tools te claimen. Ze pantserde zich door haar domein af te bakenen. Ze hoopte te bewijzen aan ‘de hardwerkende mensen’ dat ze geweldig werk leverde, en dat ze niet een van de ‘slackers’ was. De broeiende wrok ontaarde in een destructief conflicten. Het streste iedereen. Ook hier heb ik met het team gewerkt aan een harnaswissel. We hebben een nieuw harnas gebouwd door meningen los te koppelen van identiteit. De nieuwe ruimte voor complexiteit maakte het mogelijk dat verschillende waarheden harmonieus naast elkaar bestaan.

Schaamte en schuld vs. Gedeelde Verantwoordelijkheid

Schaamte en schuld is een effectieve manier om ervoor te zorgen dat fouten jou niet aangerekend kunnen worden. Het onderdrukt echter creativiteit en innovatie binnen teams. In mijn LEGO Scrum-simulaties, bijvoorbeeld, maken teams meestal fouten. Dat is de bedoeling. Toch kijkt vraagt ​​iemand mij soms om de schuldige aan te wijzen.

Ik vind het geweldig als dat gebeurt, omdat het een leerkans creëert. Het stelt me in staat om het harnas van gedeelde verantwoordelijkheid in de praktijk te laten zien: ik wijs erop dat we er allemaal bij waren toen het misging. Schaamte en verwijten zijn zinloos. Wat telt, is de fout corrigeren en ervoor zorgen dat deze zich niet herhaalt. Ik hoop dat Product Owners in mijn training van deze ervaring leren. Ik hoop dat alle teamleiders zich beschermen met compassie en gedeelde verantwoordelijkheid. Ze bouwen ze een omgeving waarin risico’s worden aangemoedigd.

Hoe word je een onbevreesde Product Owner?

Gedijen als Product Owner betekent verstandig kiezen van je persoonlijke beschermen: omarm leren, ga openhartig de confrontatie aan en bevorder gedeelde verantwoordelijkheid binnen je team. Het is oké om angst te voelen, want je nieuwe harnas beschermt je. Het stelt je in staat om de draak van angst samen met je team onder ogen te zien.

Als je je aanpak als Product Owner wil transformeren tot een aanpak vol zelfvertrouwen en dapper leiderschap, overweeg dan een paar coachingsessies met Anton.

The post Product Owners mogen Angst voelen appeared first on Anton Vanhoucke.

De drie onderdelen van een heldere rol

Je beschrijft een rol binnen een team het best aan de hand van drie elementen: de bestaansreden, het mandaat en de verantwoordelijkheid. De bestaansreden formuleer je als een volzin. Dit is een handige pitch waarmee je kort uitlegt waarom de rol essentieel is voor je organisatie. Als je meer tijd hebt, geven het mandaat en de verantwoordelijkheid verdieping en verheldering. Het mandaat omvat de lijst van zaken waarover je mag beslissen. De verantwoordelijkheid betreft datgene waarop mensen je kunnen aanspreken: het resultaat van goede beslissingen. Deze twee elementen zijn nauw verbonden. Zo kunnen mensen mij aanspreken op de focus van een workshop. Blijven we bij de kern of dwalen we af? Hiervoor heb ik wel het mandaat nodig om in te grijpen als ik merk dat we afdwalen.

Psychologische Veiligheid vergroten door rollen aan behoeften te koppelen

Een sterke behoefte aan duidelijke roldefinities wijst vaak op een lage psychologische veiligheid binnen een team. Dit is begrijpelijk, want onzekerheid over je positie en verwachtingen van anderen kan maken dat je voorzichtig wordt. Je kunt daarom bij de roldefinities verder gaan dan bestaansreden, mandaat en verantwoordelijkheid: denk ook actief na over hoe je elkaar ondersteunt. Meer ondersteuning leidt tot meer psychologische veiligheid. De benodigde steun verschilt per rol, en ik laat mensen daarom met elkaar in gesprek gaan over hun behoeften. De uitkomst van dat gesprek schrijf je bij de roldefinitie onder het kopje behoeften. Tip: zorg ervoor dat behoeften van de ene rol geborgd zijn in de verantwoordelijkheden van de andere rol. Zo weet iedereen waar ze steun kunnen zoeken. Als mensen zich gesteund voelen, vullen ze hun rollen effectiever in.

Voorbeelden van rolbeschrijvingen

Omdat de roldefinities hierboven wat abstract zijn, geef ik hieronder twee voorbeelden: een Scrum Master en een ouder/verzorger. Kun je de beschrijving van die rollen niet gewoon opzoeken via Google? Mogelijk, maar waar het om gaat, is dat je ze definieert voor jouw situatie. De Scrum Guide zegt expliciet dat de rolbeschrijvingen niet volledig zijn, maar dat je ze uitbreidt met de beschrijvingen die nodig zijn voor jou. Zou hou je het lekker simpel. De voorbeelden hieronder zijn dus onvolledig en ze zijn mijn eigen interpretaties.

Voorbeeld 1: Scrum Master

Bestaansreden

Continue verbetering organiseren zodat de Scrum Master uiteindelijk overbodig wordt.

Mandaat

• Coachen
• Uitleg geven over Scrum en wendbaarheid
• Faciliteren

Verantwoordelijkheid

• Vergroting van de wendbaarheid
• Verbetering van de effectiviteit van de Scrum events
• Groeiend begrip van empirisch werken

Behoeften

• Tijd en ruimte om te coachen en faciliteren
• Afstemming met de Product Owner over prioriteiten

Voorbeeld 2: Ouder/verzorger

Bestaansreden

Een veilige basis bieden voor de kinderen om van daaruit te groeien, te leren en de wereld te verkennen, zodat ze uitgroeien tot succesvolle, zelfstandige individuen.

Mandaat

• Huisregels opstellen (in overleg met partner)
• Huishoudgeld besteden

Verantwoordelijkheden

• Gedrag van de kinderen verbeteren
• In fysieke behoeften voorzien (kleding, eten, bed, etc.)
• In mentale behoeften voorzien (verbinding, veiligheid, uitdaging, etc.)
• Toegankelijk zijn

Behoeften

• Ondersteuning van partner en familie
• Tijd voor zichzelf om te ontspannen en op te laden

Aanpak van de Workshop over Rollen en verantwoordelijkheden

Tijdens de workshop start je met een probleemanalyse om onduidelijkheden bloot te leggen. Vraag je af welke belangrijke problemen je wilt oplossen door de rollen duidelijker te maken. De uitkomst van dit onderdeel vormt de basis voor verbeterde rolbeschrijvingen. Over rollen kun je lang discussiëren. Om het effectief te houden, werk je in kleine groepjes waarin iedereen zijn eigen rol definieert. Dit bevordert niet alleen begrip, maar ook betrokkenheid binnen het team. Streef tenslotte niet naar perfectie, maar rond de workshop af met een experiment. Hoe introduceer je de nieuwe roldefinities in de praktijk? Hoe weet je dat er verbetering optreedt? Kleine stappen vooruit kunnen grote verschillen teweegbrengen in hoe teamleden samenwerken. Bij holacratie is het gesprek over rollen iets wat regelmatig terugkomt.

Een Externe Begeleider voor de workshop rollen en verantwoordelijkheden

Het organiseren van zo’n workshop is vaak productiever met hulp van een neutrale, externe begeleider. Een externe facilitator maakt het makkelijker om gevoelige kwesties bespreekbaar te maken zonder dat mensen zich persoonlijk aangevallen voelen. Vraag dus een Scrum Master, iemand van HR die vertrouwt of neem contact op met mij. Hoe sneller je de dynamiek binnen jouw team verbetert, hoe eerder je er baat bij hebt!

The post Workshop Rollen en Verantwoordelijkheden: zo maak je het helder appeared first on Anton Vanhoucke.

Agile management is uitzoomen bij urgente problemen

Problemen in de nabije toekomst kunnen al je aandacht opeisen en het team uit elkaar drijven. De beste manier om uit zo’n situatie te komen is de aandacht bewust te verleggen. Waarheen? Naar het positieve – wat je wél wil – en het grotere geheel. Dat is ook wat professionele onderhandelaars als Kohlrieser doen. Aandacht op deze manier verplaatsen is een techniek die zelfs bij gewelddadige gijzelingen effectief is. En als deze techniek daar werkt, dan helpt het zeker bij een team dat vastzit in lastige problemen. Dringende problemen halen je aandacht weg bij de grotere missie. Als je dit effect van problemen ziet, kun je bewust je focus veranderen. Die nieuwe focus helpt om betere betere oplossingen te vinden voor het urgente probleem.

Het geheel optimaliseren is niet hetzelfde als de delen optimaliseren

Het advies om naar het grotere geheel en de toekomst te kijken is niet alleen waardevol bij gijzelingen, maar helpt ook je bedrijfsresultaten te verbeteren. In 1982 schreef Goldratt ‘The Goal’, een bestseller die efficiënte productieprocessen onder de aandacht brengt. Hij koos voor de titel ‘The Goal’ omdat hij zag dat lokale optimalisatie niet altijd tot algehele verbeteringen leidt op het gebied van winst, klanttevredenheid en groei.

Als het ontspoort gaat dat ten koste van het grotere geheel

Marketing en Sales vormen vaak een klassieke clash als het gaat om winst, klanttevredenheid en groei. Deze executives hebben verschillende mindsets en leiden teams met uiteenlopende culturen. Wanneer problemen overheersen, worden de verschillen scherper en de silo’s duidelijker. Ik heb gezien dat dit rampzalig kan zijn voor de wendbaarheid van de organisatie.

Agile Management Teams hebben een voorbeeldrol

Een wendbaar, Agile, team trekt samen op en maakt zich sterk voor het hoogste organisatiedoel. Als teams intern niet verzuild zijn, maar juist samenwerken, beïnvloedt dit positief alle teams binnen de organisatie. Mijn ervaring is dat een rolvoorbeeld op hoog niveau veel navolging krijgt in de niveaus er onder.

In beweging komen

Als jij je herkent in deze uitdagingen en klaar bent om jouw managementteam naar nieuwe hoogtes te tillen, laten we dan praten. Ik heb me gespecialiseerd in het transformeren van teams door middel van positief management. Samen kunnen we ervoor zorgen dat je team niet alleen problemen efficiënter oplost maar ook innovatiever en flexibeler wordt.

The post Positief Management – De Sleutel tot Meer Resultaat appeared first on Anton Vanhoucke.