Een handige retrospective agenda van 30 minuten

Op het einde van een sprint is er vaak meer werk dan verwacht. Veel teams besluiten dan maar om de retrospectieve over te slaan en zo ’tijd te besparen’. Toch kan een moment van pauzeren en reflecteren je team vooruit helpen en op de lange termijn meer tijd besparen. In dit artikel vind je de 30 minuten sprint retrospectieve agenda. Het is een krachtig hulpmiddel dat, wanneer regelmatig en efficiënt gebruikt, meer tijd bespaart dan het kost!

Waarom zijn regelmatige Retrospectives belangrijk?

Frequente Retrospective zorgen ervoor dat je verbeterideeën direct kan toepassen. Dat is beter dan één grote projectevaluatie aan het eind. De crux is om van retrospectieven een regelmatige gewoonte te maken – een integraal onderdeel van je werk in plaats van een moetje. Met de problemen nog vers in het geheugen kun je ze betere analyseren en verhelpen. Bovendien verhoogt ook het moreel van het team door leden de mogelijkheid te geven om regelmatig hun inzichten te uiten.

Hoe houd je een Sprint Retrospective in minder dan 30 minuten?

Hier is hoe je een effectieve sprint retrospectieve kunt uitvoeren in vijf eenvoudige stappen. Zorg ervoor dat je een timer gebruikt – de tijd vliegt als je aan het scrummen bent.

1. Zet de toon (2 minuten)
   De eerste stap op je retrospectieve agenda is het creëren van een omgeving waar iedereen zich comfortabel voelt. Moedig openheid aan en herinner deelnemers eraan dat de resultaten van de sessie direct hun werktevredenheid zullen ten goede komen.
2. Verzamel feiten (3 minuten)
   Sta teamleden toe om stil te reflecteren op de gebeurtenissen van de sprint. Sommige teams reflecteren op hun burndown of continuous flow diagram. Andere teams noteren gedachten op sticky notes of gebruiken digitale tools voor remote teams. Als je ervoor kiest om aantekeningen te maken, is het handig om de retrospectieve voor te bereiden met onderwerpen. Mijn favoriete onderwerpen zijn de acht items op het agile manifest. Je kan ook reflecteren op de scrum waarden – openheid, moed, respect, toewijding, focus – of de drie elementen uit Daniel Pink’s Drive.
   Het doel hier is om diverse individuele perspectieven op te halen, zonder beïnvloeding van anderen. Onthoud dat emoties ook gegevens zijn. Houd het niet te cognitief. Je kunt rondgaan met vragen als: Hoe tevreden voel je je? Wat zijn momenten van lage en hoge vreugde? Hoe was je energieniveau?
3. Verzamel perspectieven en oplossingen (15 minuten) Groepeer de verzamelde gegevens in onderwerpen en begin met het belangrijkste onderwerp. Faciliteer een open discussie gericht op zowel positieve resultaten als verbeterpunten. Moedig deelnemers aan om hun observaties uit de vorige stap te delen. Dat bevordert een evenwichtig gesprek over zowel successen als uitdagingen. Deze dialoog kan beter gericht zijn op het onthullen van de oorzaken en het gezamenlijk brainstormen over potentiële oplossingen.

4. Prioriteer acties (5 minuten)
   Als er meerdere acties voortvloeien uit de discussie, prioriteer deze dan op basis van impact en haalbaarheid. Dit zorgt ervoor dat je focus houdt en de belangrijkste dingen eerst verbetert.
5. Sluit af (5 minuten)
   Sluit af door te reflecteren op de kwaliteit van de retrospectieve zelf – wat werkte er goed in deze sessie? Wat kan er de volgende keer verbeteren? Tot slot, bedank alle deelnemers voor hun bijdragen en versterk zo een cultuur van waardering en continu leren.

Bonus praktische online tools voor je retrospectieve agenda

Als je geen face-to-face retrospectieven kunt houden, raad ik aan een virtueel whiteboard te gebruiken. Miro is mijn favoriet omdat deze tool het intuïtiefst aanvoelt. Wanneer je in een Microsoftomgeving werkt, kan Azure Devops ook observaties vastleggen met een extensie. Ik heb ook geëxperimenteerd met een Loop in een MS Teams-kanaal.

Hier is een retrospectieve uitnodiging die je kunt kopiëren en aanpassen:

Hoi Team,

Laten we 30 minuten nemen om terug te kijken op de afgelopen weken en bekijken hoe we ons werk leuker en aangenamer kunnen maken. Laat het me weten als je specifieke onderwerpen hebt die je wilt bespreken.

Hier is onze agenda voor de retrospectieve:

1. Welkom, doel en structuur - 2 min.
2. Verzamel de feiten - 3 min.
3. Bespreek situatie en acties - 15 min.
4. Prioriteer acties - 5 min.
5. Afsluiting - 5 min.

Tot dan! Je Scrum Master.

Door deze gestroomlijnde aanpak voor sprint retrospectieven te gebruiken bespaar je niet alleen tijd. Je investeert ook in de groei en efficiëntie van je team. Regelmatig geplande retrospectieven gaan over het vieren van successen en het constructief aanpakken van uitdagingen. Dat is een recept voor blijvend succes in elke agile omgeving.

Zin om het ook te gaan doen? Je zult zien hoe de productiviteit van je team stijgt! Als je nog steeds het gevoel hebt dat het echte gesprek ontbreekt in retrospectieven, neem dan contact met me op. De neutrale grond van een externe persoon zoals ik kan het betere gesprek op gang brengen.